Privacyverklaring

Versie 1.2 van 30 oktober 2026 • Ingangsdatum 1 november 2026

Belmio is een merk van Belmoca NV. Deze verklaring beschrijft hoe wij persoonsgegevens gebruiken bij de webshop, eenmalige aankopen, koffieabonnementen, klantenservice en marketing. Zij geldt ook voor contactpersonen van zakelijke klanten. Het cookiebeleid maakt deel uit van deze verklaring.

1 Wie is verantwoordelijk

Belmoca NV Technologielaan 7B, 1840 Londerzeel, België Ondernemings- en btw-nummer BE 0842.626.627 • RPR Brussel E-mail contact@belmio.com • Telefoon +32 (0)52 73 08 20

Belmoca bepaalt voor de hier beschreven activiteiten waarom en hoe persoonsgegevens worden verwerkt en is daarvoor verwerkingsverantwoordelijke. Privacyvragen en verzoeken kun je richten aan contact@belmio.com, bij voorkeur met onderwerp “Privacy”.

Deldico verzorgt in onze opdracht orderverwerking, opslag, verzending en retourverwerking, en het technisch beheer van de webshop. Voor die verwerking handelt Deldico als verwerker, volgens onze instructies en een verwerkersovereenkomst. Deldico wordt daardoor niet de verkoper en mag die klantgegevens niet voor eigen marketing gebruiken.

2 Welke gegevens gebruiken wij

Wij krijgen gegevens van jou wanneer je de webshop bezoekt, bestelt, een account of abonnement beheert, de Coffee Finder gebruikt, een beoordeling geeft of contact opneemt. Bij zakelijke aankopen kunnen ze ook komen van je onderneming. Betaal- en bezorgpartners bezorgen gegevens over transacties en leveringen.

Contact en identificatie: naam, e-mailadres, telefoonnummer, factuur- en afleveradres en, bij zakelijke aankopen, bedrijfsnaam, ondernemings- of btw-nummer en relevante contactgegevens.
Account en bestellingen: accountgegevens, gekozen producten, prijzen, kortingen, bestelgeschiedenis, leveringsstatus, retouren, klachten en correspondentie.
Abonnement: formule, mix, aantal capsules, gekozen frequentie, verzend- en afrekendata, verwachte leverdata, eventueel gekozen jaarvoordeel, wijzigingen, pauzes, opzegging en bewijs van de betaalmachtiging. Een opzeggingsreden is facultatief.
Betaling: gekozen betaalmethode, betaalstatus, transactie- of machtigingsreferentie en beperkte gegevens die nodig zijn voor opvolging en terugbetaling, zoals een afgeschermde kaartreferentie. Volledige kaartnummers en beveiligingscodes worden in de betaalomgeving van de betaaldienstverlener verwerkt, niet in onze eigen klantadministratie bewaard.
Voorkeuren en communicatie: antwoorden in de Coffee Finder, smaakvoorkeuren en beoordelingen die je deelt, nieuwsbrief- en marketingkeuzes en bewijs van inschrijving of afmelding. Voor toegestane automatische marketing gebruiken wij ook de daarvoor relevante inschrijving, winkelmandinhoud, aankoopgeschiedenis en interacties, binnen de toestemming die je hebt gegeven.
Technische gegevens: IP-adres, apparaat- en browsergegevens, gebruiks- en beveiligingsgegevens, cookie- en advertentie-identificatoren en toestemmingskeuzes. Voor niet-noodzakelijke metingen en advertentietrackers vragen wij vooraf toestemming. Bij toegestane server-side advertentiemeting kunnen ook bestel- en conversiegegevens, zoals product, bedrag en tijdstip, en gehashte contactgegevens worden verwerkt, zoals nader beschreven in artikel 3.

Verplichte gegevens worden in het formulier aangeduid. Zonder de informatie die voor betaling en levering nodig is, kunnen wij je bestelling niet uitvoeren. Een nieuwsbriefinschrijving, smaakbeoordeling of toestemming voor optionele cookies is niet verplicht om te kopen. Stuur geen gevoelige gegevens die wij niet nodig hebben.

3 Waarom en op welke rechtsgrond

Bestellen en je koffieplan beheren

Wij gebruiken de nodige gegevens om je bestelling uit te voeren, betalingen en terugbetalingen te verwerken, te leveren, een account te beheren en je abonnement te wijzigen, pauzeren of stoppen. Hieronder vallen ook orderbevestigingen, leveringsherinneringen en berichten over mislukte betalingen. De grondslag is de uitvoering van de overeenkomst of stappen op jouw verzoek vóór de overeenkomst (artikel 6.1.b AVG). Voor contactpersonen van zakelijke klanten steunen wij op het gerechtvaardigde belang om die zakelijke relatie te beheren (artikel 6.1.f AVG).

Verplichtingen, veiligheid en klantenservice

Voor boekhouding, btw, facturen, wettelijke consumentenrechten, productveiligheid, traceerbaarheid en terugroepacties verwerken wij de nodige gegevens omdat de wet dat vereist (artikel 6.1.c AVG). Voor overige vragen, webshopbeveiliging, fraudepreventie en het vaststellen of verdedigen van aanspraken steunen wij op gerechtvaardigde belangen: een betrouwbare dienstverlening, bescherming tegen misbruik en verdediging van onze rechten. Wij beperken die verwerking en wegen de belangen af tegen je rechten.

Coffee Finder en voorkeuren

De Coffee Finder gebruikt je antwoorden om de door jou gevraagde koffieaanbeveling te geven. Voor zover daarbij persoonsgegevens nodig zijn om die gevraagde functie te leveren, is de grondslag de uitvoering van je verzoek (artikel 6.1.b AVG). Het bewaren van voorkeuren in optionele cookies of het gebruiken ervan voor marketing gebeurt alleen na de daarvoor gevraagde toestemming. Een aanbeveling verplicht je nergens toe en bepaalt niet automatisch een voor jou afwijkende prijs.

Nieuwsbrieven en gepersonaliseerde aanbiedingen

Je schrijft je vrijwillig in en bevestigt die inschrijving via de bevestigingsmail, zoals op de webshop aangegeven. Op basis van je toestemming (artikel 6.1.a AVG) gebruiken wij je e-mailadres en de daarvoor opgegeven voorkeuren voor nieuwsbrieven en gepersonaliseerde aanbiedingen. Binnen de toestemming die je hebt gegeven, kunnen wij ook automatische commerciële e-mails sturen, zoals een welkomstreeks of een herinnering aan een verlaten winkelmand. Wij stemmen zulke berichten af op de daarvoor toegestane gegevens, bijvoorbeeld je inschrijving, winkelmand of eerdere aankopen. Alleen je e-mailadres invullen of een bestelling starten geldt niet als toestemming voor commerciële opvolging. Noodzakelijke berichten over je account, aankoop of abonnement worden afzonderlijk verwerkt op de grondslag vermeld bij de betrokken dienstverlening.

Elke commerciële e-mail bevat een afmeldlink; afmelden kan ook via contact@belmio.com. Intrekken van toestemming is kosteloos en heeft geen gevolgen voor eerdere rechtmatige verwerking. Een nieuwsbriefkorting maakt toekomstige ontvangst van commerciële mails niet verplicht. Persoonlijke opvolging van openen of klikken in e-mails zetten wij alleen in wanneer je daarvoor afzonderlijk bent geïnformeerd en de vereiste toestemming hebt gegeven. Afmelden voor commerciële e-mails stopt ook de bijbehorende automatische marketingreeksen, maar niet de noodzakelijke berichten over een lopende bestelling of abonnement.

Statistieken en advertenties

Met je toestemming gebruiken wij Google Analytics 4 voor bezoekersstatistieken en Google Ads of Meta voor advertentiemeting en het tonen van relevante advertenties, waaronder retargeting. Daarbij kunnen cookie-identificatoren, bezochte pagina’s en interacties worden gekoppeld. Voor advertentiemeting kunnen wij ook Meta Conversions API en Google enhanced conversions gebruiken. Daarbij worden toegestane gebeurtenissen, zoals een aankoop, met de relevante product-, waarde- en tijdgegevens en, waar nodig, gehashte contactgegevens zoals een e-mailadres aan de aanbieder doorgegeven. De aanbieder kan deze gegevens vergelijken met gegevens die hij al heeft om een aankoop aan een advertentie toe te schrijven en campagnes te meten of te verbeteren. Hashing maakt gegevens niet anoniem. Deze verwerking gebeurt alleen na je toestemming voor dit advertentiedoel, ook wanneer de doorgifte via onze server verloopt. Weigering of intrekking geldt ook voor die server-side doorgifte; zij wordt niet gebruikt om je keuze te omzeilen. Ook niet-noodzakelijke paginatests vereisen je cookiekeuze. Zie het cookiebeleid.

Wij nemen geen uitsluitend geautomatiseerde beslissingen met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen voor jou. Een koffieaanbeveling of advertentieselectie heeft zulke gevolgen niet. Bij vragen over een betaal- of fraudeblokkering kun je contact opnemen voor menselijke beoordeling.

4 Met wie delen wij gegevens

Gegevens worden alleen gedeeld voor een omschreven doel en voor zover nodig. Verwerkers werken onder passende afspraken. De webshop gebruikt of voorziet de volgende diensten:

Deldico: orderverwerking, opslag, verzending, retourverwerking en het technisch beheer van de webshop, in opdracht van Belmoca.
Shopify en Shopify Payments: webshop- en checkoutfuncties, betaalverwerking, terugkerende betaalmachtigingen en fraudepreventie. De concrete betaalmethode kan ook een kaartnetwerk, bank, Apple Pay, Google Pay of PayPal inschakelen.
Resend: verzending en bezorgregistratie van noodzakelijke e-mails, zoals orderbevestigingen en abonnementsberichten. Commerciële automatische e-mails worden alleen verzonden via de daarvoor aangewezen dienstverlener en volgens de toestemmingsregels in artikel 3.
Mailchimp (The Rocket Science Group LLC, een onderneming van Intuit Inc.): nieuwsbrieven en toegestane automatische commerciële e-mails.
Fly.io, Inc.: hosting, beveiliging en technische werking van de webshop en de bijbehorende database, op servers in Amsterdam (Nederland). Afbeeldingen worden opgeslagen bij Tigris Data, Inc.
Klantbeoordelingen: wij verzamelen en tonen beoordelingen in onze eigen webshopomgeving, zonder externe review-app. Beoordelingen plaatsen is vrijwillig. Wij publiceren alleen de aangekondigde profiel- en beoordelingsgegevens, geen bestel- of contactgegevens die daarvoor niet nodig zijn. Eventuele commerciële review-uitnodigingen volgen de marketingregels van artikel 3.
Vervoerders en afhaalpunten: aflevering, tracking en bezorgmeldingen. De gekozen bezorgdienst wordt bij je bestelling of verzending vermeld.
Google en Meta: uitsluitend voor de gekozen optionele analyse- en advertentiedoeleinden, inclusief de toegestane gegevensdoorgiften via Meta Conversions API en Google enhanced conversions, volgens je toestemming en de informatie in artikel 3 en het cookiebeleid.
Boekhouders, facturatiepartners, professionele adviseurs, verzekeraars en bevoegde autoriteiten: voor zover nodig voor wettelijke verplichtingen, dienstverlening of een concreet geschil.

Betaaldienstverleners en sommige andere ontvangers bepalen voor een deel van hun activiteiten zelf de doeleinden en middelen; daarvoor geldt ook hun eigen privacybeleid. Bepaalde optionele Shopify-diensten kunnen eveneens een eigen verantwoordelijkheid van Shopify meebrengen. We activeren geen aanvullende verwerking voor advertenties of platformverbetering zonder de vereiste informatie en rechtsgrond. Wij verkopen je persoonsgegevens niet.

5 Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Het gebruik van internationale dienstverleners kan verwerking of toegang buiten de EER meebrengen. Shopify vermeldt onder meer Canada, de Verenigde Staten en Singapore binnen zijn internationale dienstverlening. Voor interne doorgiften vanuit de EER voorziet zijn verwerkersregeling in bindende bedrijfsvoorschriften; voor andere doorgiften gelden, naargelang de ontvanger, een toepasselijk adequaatheidsbesluit of Europese standaardcontractbepalingen. Resend (Plus Five Five, Inc.) verwerkt gegevens hoofdzakelijk in de Verenigde Staten en voorziet in zijn regeling in het EU-US Data Privacy Framework waar toepasselijk en anders Europese standaardcontractbepalingen.

Ook Google en Meta kunnen gegevens buiten de EER verwerken, onder meer in de Verenigde Staten. Voor een doorgifte steunen wij alleen op een toepasselijk adequaatheidsbesluit voor het land en de betrokken ontvanger, of op passende waarborgen zoals Europese standaardcontractbepalingen, met beoordeling van het beschermingsniveau en zo nodig aanvullende maatregelen. Een Amerikaanse doorgifte onder het Data Privacy Framework vereist een geldige certificering die de betrokken verwerking dekt.

Je kunt via contact@belmio.com informatie vragen over de doorgiften die jouw gegevens betreffen en een kopie van de relevante waarborgen verkrijgen. Nadere leveranciersinformatie is beschikbaar op www.shopify.com/legal/dpa en resend.com/legal/dpa. Die informatie vervangt onze eigen verantwoordelijkheid niet. Voor de aanvullende dienstverleners geldt: Mailchimp is een Amerikaanse onderneming en verwerkt gegevens in de Verenigde Staten; Fly.io en Tigris Data zijn Amerikaanse ondernemingen, waarbij de webshopgegevens op servers in de EER (Amsterdam) worden opgeslagen maar toegang vanuit de Verenigde Staten mogelijk is. Voor die doorgiften steunen wij op het EU-US Data Privacy Framework waar de ontvanger daarvoor gecertificeerd is, en anders op Europese standaardcontractbepalingen.

6 Hoe lang bewaren wij gegevens

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig en beperken gearchiveerde gegevens tot hun doel. De volgende termijnen en criteria gelden:

Account: zolang het bestaat. Na sluiting verwijderen wij het actieve profiel; beperkte gegevens voor afhandeling en ondersteuning kunnen nog maximaal twee jaar worden bewaard. Gegevens die nodig blijven voor bestellingen of wettelijke verplichtingen volgen de termijnen hieronder.
Bestellingen, facturen en bijbehorende bewijsstukken: in beginsel zeven jaar vanaf 1 januari na het jaar van uitreiking van de factuur of het relevante boekjaar. Voor een lopend abonnement bewaren wij de nodige gegevens ook tijdens de uitvoering. Langere bewaring gebeurt alleen wanneer een specifieke wettelijke verplichting of een concreet geschil dat vereist.
Klantenservice: in beginsel maximaal twee jaar na afhandeling; stukken die deel uitmaken van een bestel-, garantie-, veiligheids- of geschillendossier worden bewaard volgens het doel van dat dossier.
Nieuwsbrief en marketingvoorkeuren: tot afmelding of intrekking van toestemming, met periodieke controle of verdere bewaring nog nodig is. Gegevens over een verlaten winkelmand gebruiken wij alleen zolang nodig voor de toegestane opvolging; zonder daaropvolgende bestelling bewaren wij ze niet als bestelgegevens. Na afmelding bewaren wij alleen wat nodig is om je afmelding te respecteren en onze verwerking te verantwoorden, zonder verder commercieel gebruik.
Vrijwillige smaakvoorkeuren: zolang nodig voor de gevraagde functie of je actieve profiel; je kunt om verwijdering vragen. Cookiegegevens volgen de looptijden in het cookiebeleid en de instellingen.
Beveiligings- en technische registraties: zolang nodig voor de beveiliging en foutopvolging, met langere bewaring alleen voor een concreet incident. Traceerbaarheidsgegevens volgen de toepasselijke voedselveiligheidsregels en de noodzakelijke afhandeling van een incident of terugroepactie.

Back-ups worden volgens een beperkte rotatie bewaard en gebruikt voor herstel. Gegevens die alleen nog voor een bewaarplicht of geschil nodig zijn, worden niet opnieuw voor marketing gebruikt.

7 Jouw rechten

Onder de wettelijke voorwaarden heb je recht op inzage en een kopie, verbetering, wissing, beperking en overdraagbaarheid van je gegevens. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen wegens jouw situatie. Tegen direct marketing kun je altijd bezwaar maken; dan stoppen wij dat gebruik. Toestemming kun je op elk moment intrekken.

Mail je verzoek naar contact@belmio.com. Wij antwoorden in beginsel binnen één maand. Bij complexe of talrijke verzoeken kan dat wettelijk met maximaal twee maanden worden verlengd; wij lichten dit binnen de eerste maand toe. Alleen bij redelijke twijfel vragen wij evenredige bijkomende identificatie. Een identiteitskopie is niet standaard vereist. Het recht op wissing is niet absoluut, bijvoorbeeld zolang een wettelijke bewaarplicht geldt.

Je kunt rechtstreeks een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be, +32 (0)2 274 48 00. Je kunt ook terecht bij de bevoegde toezichthouder van je woon- of werkland, zoals de Autoriteit Persoonsgegevens in Nederland via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl. Vooraf contact met ons opnemen is geen voorwaarde.

8 Beveiliging en wijzigingen

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder beveiligde verbindingen, beperkte toegang en afspraken met dienstverleners. Bij een datalek informeren wij de toezichthouder en betrokken personen wanneer de wet dat vereist. Meld een vermoedelijk beveiligingsprobleem via contact@belmio.com.

Bij wijzigingen publiceren wij een nieuwe versie met datum. Bij een wezenlijke verandering informeren wij je passend. Als een nieuwe verwerking toestemming vereist, vragen wij die voordat wij ermee beginnen.